Postup zpracování a definice rozborů pro uživatele

1. Úvod
2. Ovládání
3. Zpracování
4. Úpravy definice
5. Definujeme nový rozbor
6. Závěr
7. Tipy, rady, doporučení…

Úvod:

Rozbory a kalkulace slouží k provádění sofistikovanějších analýz nad uloženými daty v systému. Základem je definice řádků a sloupců, ve kterých se definují způsoby načítání dat a časová období, za která se data zpracovávají. Základním předpokladem správné funkčnosti rozborů jsou aktuální data. Pokud uživatel používá jako prvotní systém IMES, vše jednoduché a rozbory je možno zpracovávat ONLINE. V opačném případě je vždy nutnost při změně v primárních datech tyto informace synchronizovat s IMESem.

Ovládání:

Klíčovým předpokladem správné práce s rozbory je zvládnutí jejich ovládání:

• V levé části okna se zobrazuje seznam datových skladů a v jejich rámci seznam definovaných rozborů (1). V menu na pravé tlačítko se zobrazují volby důležité pro úpravy rozborů (zadání nového rozboru, editace existujícího, duplikace, výmaz rozboru, vytištění jeho definice a případné vygenerování do modulu výkazy.
• Pravá část okna (2) určena pro prohlížení výsledků zpracovaného rozboru v prohlížeči a uživatelským operacím nad získanými daty (tisky, filtry, export, hledání, informace o průběhu zpracování, prohlížení definice)
• Ve spodní části (3) se zadávají základní parametry pro zpracování rozboru (měsíc, rok), dále pak jazyk lokalizace rozboru a nastavují se dimenze, za které se data k umulují
• V titulku okna (4) se zobrazují informace o posledním zpracování aktuálního rozboru (název rozboru, období zpracování, celková doba zpracování, datum posledního spuštění)

Zpracování:

Rozbory se zpracovávají velmi jednoduše dle následujícího postupu:

1. pusťte IMES a modul Rozbory
2. klikněte na rozbor, který chcete zpracovávat
3. v titulku okna zkontrolujte, zda je nutno rozbor znovu zpracovávat. To je potřeba vždy, když došlo ke změnám v datech, změně v definici rozboru nebo chcete výsledky za jiné období. V ostatních případech je zpracovaný rozbor aktuální
4. ve spodní části okna zadejte měsíc a rok zpracování
5. v pravé části okna spusťte zpracování rozboru pomocí pravého tlačítka myši a volby <Výpočet rozboru> (5a). V případě, že rozbor zatím nebyl zpracován, případně je prázdný nebo odfiltrován, spusťte stejnou volbu pomocí pravého tlačítka na záhlaví sloupců (5b)
6. potvrďte dotaz, že opravdu chcete data zpracovávat
7. po dokončení zpracování se do prohlížeče natáhnou aktuálně zpracovaná data za ty úrovně, pro které máte zaškrtnuty dimenze a titulek okna se zaktualizuje podle poslední statistiky

Úpravy definice:

Informace o posledním zpracování rozborů

Pokud zpracování proběhlo v pořádku, můžete si data prohlížet několika způsoby:

1. filtrovat
2. seskupovat
3. tisknout
4. exportovat

Úpravy definice:

Základem rozborů jsou datové sklady, jejichž definice vymezují životní prostor všech rozborů, které jsou jejich součástí. K zásadním charakteristikám rozborů patří:

1. datový zdroj – datová základna, ze které se data do rozborů načítají (obratová předvaha, plán, počáteční stavy,…)
2. dimenze – úrovně, které jsou obsaženy v datovém zdroji a za které má smysl rozbor zpracovávat (středisko, výkon, zakázka, partner, účet, období). Nejčastěji se jedná o vnitropodniková hlediska
3. filtry – předdefinovaná omezení datových zdrojů (účetní data, neúčetní data, výseky dat neodpovídající dimenzím)
4. nápočtové sloupce – sloupce z datových zdrojů, pro které se zadávají intervaly nápočtů do rozborů (účet,

druh změny, položka,…)

5. způsob nápočtu – matematické operace nad datovým zdrojem (obratMD, obratMD-obratDal,…)

Každý rozbor se skládá ze řádků a sloupců. V řádcích se nejčastěji zadávají nápočty, ze kterých se mají načítat data, ve sloupcích pak časové hledisko (aktuální měsíc, nápočet, zůstatek, pevně zadaný interval,…). Efektivní dotaz do databáze se skládá z pravidel uložených v řádcích a pravidel ve sloupcích. Tímto způsobem dostáváme 2-rozměrnou plochu výsledků (řádky, sloupce). Dimenze pak představují třetí rozměr, který umožňuje rozbory využívat jako plnohodnotný OLAP nástroj pro analýzy podnikových dat. Data se vždy zpracovávají pro nejnižší definovanou dimenzi předdefinovaným způsobem uloženým v definici (zaokrouhlení, formátování.,…) a na každé vyšší úrovni jsou kumulovaná do vyšších celků. Jednoduše řečeno: výsledovka jednotlivých středisek se musí rovnat podnikové výsledovce.

Pro vlastní editaci rozborů slouží průvodce zadáním rozborů, který obsahuje 3 záložky – hlavička rozboru, dimenze, řádky a sloupce. V režimu editace se pomocí tohoto průvodce provádějí změny, které je potřeba po provedení změn uložit kliknutím na tlačítko <Uložit a konec> (a), jinak se neuloží. Po provedení změn je nutno rozbory znovu zpracovat – výsledky by nemuseli být správně.

Pro rychlou orientaci, kontrolu definice a případné ruční odškrtání slouží speciální sestava, ve které se zobrazuje komplet celá definice rozborů:

Definujeme nový rozbor:

Vzhledem k tomu, že definice úplně nového rozboru (takříkajíc od píky) není úplně triviální záležitost, připravili jsme pro tyto účely speciální rozbor „Výsledovka – vzor bez náplně“, který je jakýmsi polotovarem pro nejčastěji používaný typ rozboru. Má předdefinováno dostatečné množství řádků (cca 90) i sloupců (pro každý měsíc, dále pak kumulované sloupce pro čtvrtletích, minulý rok i plán, základní poměrové ukazatele,…) a nastaveny základní dimenze (střediska, výkony). Do rozboru stačí pouze doplnit názvy řádků, vyplnit intervaly nápočtů a rozbor je ve své podstatě hotov. Zbývá mu pak nadefinovat pouze sestavy, které v případě rozborů bývají poměrně individuální záležitostí. Ale to je již jiná kapitola.

Závěr:

Věříme, že Vám tato příručka alespoň trochu pomůže v orientaci v rozborovém modulu. Vzhledem k tomu, že se jedná o verzi novou, poměrně neučesanou, budeme ji postupně vylepšovat, doplňovat i upravovat dle Vašich konkrétních požadavků. V následující, závěrečné pasáži objasňujeme nejčastější problémy, které naši uživatelé s rozbory mívají.

Tipy, triky, dotazy, možná úskalí…

1. Typ	Specifikace	Uložení
!	Uložení dat	Editace rozborů se provádí v tzv. pracovních tabulkách. Bez jejich uložení zůstává rozbor uložen v původním stavu
?	Zaokrouhlení	Pokud se data zaokrouhlují, provádí se zaokrouhlení pro každou kombinaci dimenzí. V agregačních součtech proto může docházet ke zkreslením výsledků – není to chyba, je to vlastnost zaokrouhlení. Řešení je jediné – nezaokrouhlovat vůbec nebo až na vlastní sestavě
i	Import plánu	Rozbory dokáží pracovat s finančním i kalkulačním plánem. Ten je vždy potřeba s IMESem synchronizovat pomocí speciální úlohy
!	Složité matematické operace	Výsledky dělení a dalších, např. poměrových ukazatelů v řádcích mají smysl pouze na nejnižší úrovni adresace zpracování – např. pokud má rozbor pouze dimenzi podnik, pak jsou správně za podnik, pokud i dimenzi výkon, pak pouze za výkon a případná podniková sestava je špatně, resp. je třeba výstup nadefinovat speciálním způsobem
i	Generování do výkazu	Rozbory v tomto případě slouží jako zdroj editovatelných výkazů v modulu výkazy – vhodné pro kalkulace