ÚLOHY PRO ZMĚNU EVIDENČNÍHO STAVU

1. Evidenční stav – význam sledování údaje. 1

2. Změna evidenčního stavu. 1

3. Popis tabulky pro změnu evid. stavu. 2

4. Typy aktualizace pro změny evid. stavu. 3

4.1. Výmaz datumu výstupu, zápis nového ev. stavu – 0. 3

4.2. Přepsání datumu výstupu (Oprava data výstupu a data u evidenčního stavu) – 1. 3

4.3. Ukončení PP (Přepsání data výstupu, evidenčního stavu a zůstatku dovolené) - 2. 3

4.4. Nový evidenční stav – 3. 4

4.5. Opětovný nástup (Výmaz data výstupu, nový ev. stav a datum nástupu) - 9. 7

1. Evidenční stav – význam sledování údaje

· Důležitý údaj v modulu Osoby (matričním souboru) na záložce PP_mzda

· U údaje evidenční stav je nastaveno, zda se osoba započítává nebo nezapočítává do evidenčního počtu zaměstnanců, což je ukazatel, který vykazuje zaměstnavatel v různých statistikách.

· Do evidenčního počtu zaměstnanců se zahrnují stálí i dočasní zaměstnanci, kteří jsou  v pracovním, služebním nebo členském poměru (kde součástí členství je i pracovní vztah) k zaměstnavateli.

Proto se např. do evidenčního počtu zaměstnanců nezahrnují

· ženy na mateřské dovolené,  

· osoby na rodičovské dovolené

· učni a studenti na provozní praxi

· osoby pracující podle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr

· soudci

· členové zastupitelstev všech stupňů

· apod.

· Počet zaměstnanců v pracovním poměru vykazuje zaměstnavatel jednak v průměrném evidenčním počtu zaměstnanců, jednak v průměrném přepočteném počtu zaměstnanců v příslušných časových intervalech.

· Průměrný evidenční počet zaměstnanců se vypočte: součet počtu fyzických osob v jednotlivých  dnech sledovaného období včetně dnů pracovního klidu a pracovního volna se dělí plným počtem kalendářních dnů příslušného období (zpravidla měsíce). Za dny pracovního klidu se při výpočtu vezme počet zaměstnanců z předcházejícího dne.

· Průměrný přepočtený evidenční počet zaměstnanců má zachytit stav, kdy zaměstnavatel zaměstnává některé zaměstnance na nižší než stanovený týdenní pracovní úvazek. V tomto případě se počet zaměstnanců v jednotlivých dnech měsíce ve fyzických osobách přepočítává na počet zaměstnanců s plným pracovním úvazkem a takto získaný součet se dělí počtem kalendářních dnů sledovaného období (měsíce).

· Je třeba mít u zaměstnanců nastavený vždy správný ev. stav v daném okamžiku. Údaj lze změnit přes úlohu „změna evidenčního stavu“, viz. níže.

2. Změna evidenčního stavu

· Možnosti zadání:

1) V menu MS/menu Operace/Změna evidenčního stavu

2) V hlavním prohlížeči na pravé tlačítko myši v menu Změna evid. stavu (datum odchodu)

3) Na kartě osoby, záložka Všeob na pravé tlačítko myši v menu Změna evid. stavu (datum odchodu) – nabízí se přímo osoba, na které se provádí změna ev. stavu

4) Na kartě osoby, záložka PP Mzda na pravé tlačítko myši v menu Změna evid. stavu (datum odchodu) - nabízí se přímo osoba, na které se provádí změna ev. stavu

· Typy aktualizace pro změny evidenčního stavu

0 - Výmaz datumu výstupu, zápis nového evidenčního stavu

1 – Přepsání datumu výstupu (Oprava data výstupu a data u evidenčního stavu)

2 – Ukončení PP (datum výstupu a přepsání evidenčního stavu a zůstatku dovolené)

3 – Změna evidenčního stavu (použije se například při nástupu na rodičovskou nebo mateřskou dovolenou)

9 – Opětovný nástup (Lze použít jen při opakovaném nástupu zaměstnance do stejného druhu pracovního poměru)

3. Popis tabulky pro změnu evid. stavu

Osoba, PP	Nabídne se výběr osoby a PP
Akce	0,1,2,3,9 – popis níže bod 3.1.-3.5.
Datum změny (výstupu)	K jakému dni má být u osoby nastavena změna. Nabídne se aktuální datum dne. Obsluha přepíše podle potřeby. Používá se pro průběh zaměstnání a podle typu aktualizace se hodnota zapisuje v MS na záložce PP_mzda do údaje „PP vzniknul“, „nástup do práce“ nebo do „ukončení PP“.
Změnit od období včetně	Období, od kterého se má provést změna (provádí se i v následujících obdobích). Období se nabízí od datumu změny a podle otevřených období.
Kód	· Odchodu – nabídne se výběr z C5608 Důvod odchodu, přednastaven kód 151 · Název důvodu ukončení PP – doplní se název dle vybraného kódu odchodu · Evid stavu – nabídne se výběr kódů z C5556 Evidenční stav · Název evid. stavu - doplní se název dle vybraného kódu evid. stavu
Roční nová dovolená · Nárok · Zůst. · Zkrátit? · Zkrátit o · Nový zůst.	V tomto oddíle se při odchodu osoby může osobě vypočítat nebo pořídit o kolik dní se má osobě zkrátit dovolená. Výpočet o kolik dní zkrátit dovolenou: Do 21 PD (pracovních dnů osoby) ... o zůstatek nové dovolené Do 60 PD ... za každých 21 PD zůstává 1 den dovolené Nad 60 PD se provád výpočet: (Skutečný roční nárok na dovolenou/12) * Počet měsíců, ve kterých již nebude v podniku. Přičemž k Počtu měsíců, ve kterých již nebude v podniku se připočítává i měsíc, ve kterém osoba odchází jestliže odchází do 14. dne měsíce včetně. Maximálně se nabízí zůstatek nové dovolené. Počet dní dovolené se zaokrouhluje na 0,5 dne. Smí se zde aktualizovat jen sloupec Zkrátit a Zkrátit o počet dní (nabízí se výpočet)
· Přepočítat přes OH?	Údaj od verzí roku 2022, který souvisí s přepočtem nároku dovolené, dle skutečně odpracovaných hodin, při ukončení PP. Více v dokumentaci k dovolené ZDE
ONZ, Tvorba formuláře	Údaj od verzí roku 2022. Pokud je zatrženo, vytvoří se při ukončení PP automaticky odhláška na ČSSZ a je připravena v exportu pro odeslání
Osoba	Zobrazuje se zde aktuální naplnění údajů v MS. (VznikPP, Ukončení PP, ev. stav původní, příjmení a jméno osoby)

4. Typy aktualizace pro změny evid. stavu

4.1. Výmaz datumu výstupu, zápis nového ev. stavu – 0

ü Osoba v tomto PP nemá mít žádný datum výstupu

ü Po zadání osoby, PP, Akce 0, se nabídne datum výstupu, které obsluha ponechá a provede uložení do MS

4.2. Přepsání datumu výstupu (Oprava data výstupu a data u evidenčního stavu) – 1

· Použije se ve 2 případech:

ü Když jste osobě zadali datum odchodu a následně zjistili v datu odchodu chybu. Po zadání typu aktualizace 1 se vám do data odchodu natáhne aktuální datum odchodu u osoby, důvod odchodu a stávající evidenční stav. Přepíšete datum odchodu na správný, případně můžete upravit důvod odchodu nebo evidenční stav.

ü Osoba v tomto PP nemá mít žádný datum výstupu: Na údaji „datum změny“, vymažete datum. Do důvodu odchodu a evidenčního stavu se natáhnou kódy, které byly nastavené před zadáním data odchodu. Důvod odchodu a evidenční stav v tuto chvíli nelze přepsat.

· Po potvrzení: Aktualizovat MS se vše promítne do MS PP (Tabulka T50OSPP) a správně se upraví průběh zaměstnání.

4.3. Ukončení PP (Přepsání data výstupu, evidenčního stavu a zůstatku dovolené) - 2

· Obsluha zadá osobě –

· datum změny (výstupu),

· důvod ukončení PP,

· zkontroluje pokrácenou dovolenou vypočtenou systémem k datu ukončení PP

· potvrdí ikonu aktualizace MS

· Na záložce MS_PP mzda se v údaji „ukončení PP“ zobrazí zadané datum ukončeného PP

· Pokud jsou při ukončení PP již otevřená následující období dojde v těchto následujících obdobích:

1. k vynulování (zrušení zaškrtnutí) u následujících údajů (Vše se týká záložky v MS-Všeob):

o Osoba podepsala prohlášení k dani? (DanProhl)

o    Hlídat minimální základ u pojištění? (HlidatMinZaklPoj)

o Sleva na osobu (UplDanOsoba)

o Sleva na děti (UplDanDeti)

o Sleva na studenta (UplDanStudent)

o Sleva na Inv. 1-2.St. (UplDanCID)

o Sleva na Inv. 3.St. (UplDanPID)

o Sleva na ZTP/P (UplDanZTP)

o Poskytovat bonus u slevy na děti (UplDanBonus)

o    1 % z PC auta (Auto)

o Poplatky (Poplatky)

o Přísp. na dopravu (PrispPodDopr)

2. K zneaktivnění záznamů u stálých srážek, životního pojištění a penzijního připojištění. Toto neplatí pro období, ve kterém osoba odchází z podniku, v tomto období si musí ohlídat srážky sám uživatel (mzdová účetní). Pro výpočet exekucí je upraven program tak, že exekuce a výpočet výživného je možno nastavit na aktivní i po odchodu zaměstnance (spočtou se z později vypláceného odstupného, nebo jiných odměn)

· Od následujícího období je již u PP osoby nastavena Aktivita na 0. PP se nebudou nabízet v měsíčním pořízení. V MS si obsluha ukončené PP vyvolá přes filtr zadáním hodnoty „0“ do údaje „v práci“. Pokud se nevyplní žádná hodnota, zobrazí se všechny PP, jak ukončené, tak aktivní.

· Po aktualizaci MS se vytvoří sestava: Protokol o změnách vybraných sloupců. Tato sestava je uložená: MS/5MPR – průběh zaměstnání/005 Protokol o změnách vybraných sloupců

Závěr: 

Je zakázáno měnit datum výstupu osoby a evidenční stav přímo na záložce. Datum výstupu se smí zadávat, měnit nebo mazat jen přes menu /Změna evidenčního stavu (důvodem je správně přepsat, nebo vymazat datum odchodu tak, aby se tato změna správně promítla do průběhu zaměstnání).

4.4. Nový evidenční stav – 3

· Obsluha využije, když potřebuje osobě změnit evidenční stav. Nejčastěji, když osobě končí evidenční stav 920 – peněžitá pomoc v mateřství a osoba přechází na rodičovskou dovolenou - evidenční stav 919, odhláška z MD – ev. stav 915, odchod osoby do starobního důchodu – ev. stav 5, apod.

· Výběr evidenčních stavů řídí číselník C5556, níže uvedené možnosti

Identifikace evid. stavu
Kód	Název		Název
1	Hlavní pracovní poměr	722	nepl.volno-p.o inval.dítě
2	PP 1.nástup po škole	728	volno pro obec.z.neplac.
3	PP uchazeče o zaměstnání	729	výkon veř.funkce-neplac.
4	PP důchodce starobní - "brigáda"	730	výkon funkce neplacené
5	PP důchodce starobní	732	výkon funkce-náhrada
6	PP důchodce invalidní a vdovský	733	výkon veř.funkce-náhrada
7	PP osoba bez příjmu, pečující o děti- p	734	výkon funkce-plat
8	PP důchodce starobní nástup po nároku	800	Uvolnění do zahraničí
9	PP důchodce invalidní nástup po nároku	820	vojenské cvičení
11	Statutární orgán - bez PP	821	Základní vojenská služba
12	Statutární orgán odhlášen ZP	826	prvních 14 dní voj.služby
30	Souběžný pracovní poměr	827	první týden dalří voj.sl.
31	Souběžný pracovní poměr - "brigáda"	828	voj.služ.po prvních dnech
50	PP cizinec, 1. přihlášení, občan EU	849	Návrat z vojenské služby
51	PP cizinec, občan EU	850	Civilní služba
71	PP cizinec mimo EU	860	Inv. důchodce, který nepracuje
101	dlouhodobé doplácení	870	vojen.záležitosti-úřad
300	Studenti - brigáda	871	vyřizování ost.voj.zálež.
330	Provozní praxe - učni,studenti	905	Vyrovnávací příspěvek
340	Nepravidelná výpomoc	906	Rodič. příspěvek při zam.
341	Nepravidelná výpomoc důchodce	910	Nemoc po ukončení podpůrčí doby
380	Dohoda o pracovní činnosti	915	Odhláška z MD
381	Dohoda o pracovní činnosti důchodce	919	Rodičovská do 3 roků
390	Dohoda o provedení práce	920	Peněžitá pomoc v mateřství (28/37 týdnů)
391	Dohoda o provedení práce důchodce	921	Rodičovská dovolená 3-4 roky
400	osobní překážky	930	Péče o osobu blízkou
560	školy,kursy neplacené	950	svévolné opuštění práce
562	školy,kursy-náhrada	951	výkon trestu
563	školení s náhradou mzdy	952	Vazba
564	školy-náhrada s limitem	997	Nemoc v ochranné lhůtě
566	školy-studijní příspěvek	998	Ukončení nemoci v ochranné lhůtě
567	studium se stud.příspěv.	1000	Dlouhodobé doplácení
568	školy-st.přísp.s vyž.osob	9000	vynětí z EP s platem
572	studium při zam-náhr.mzdy	9900	Ostatní
580	uvolnění-neplacené	9997	Vyřazení z evidence uchazeč o zaměstnání
581	omluvená nepřítomnost	9998	Vyřazení z evidence nárok důchod
582	uvolnění-náhrada	9999	Vyřazen z evidence
583	volno s náhradou mzdy
586	školení s platem
588	uvolnění-plat
700	Nepl.Volno delší než dovolená
701	následování manžela
720	neplac.volno-péče o dítě
721	nepl.volno-dítě do 7 let

4.4.1. Změna ev. stavu z peněžité pomoci v mateřství na rodičovskou dovolenou

ü 919 - rodičovská dovolená do 3 let

ü 920 - peněžitá pomoc v mateřství

ü 921 - rodičovská dovolená 3-4 roky

ü 1 – hlavní pracovní poměr

Je důležité, zda v mezidobí požádala osoba o čerpání dovolené, či ne. Vznikají tak 2 postupy při změně evidenčního stavu.

1. Osoba zažádala o čerpání dovolené navazující na mateřskou dovolenou

· uživatel provede změnu z ev. stavu 920 na 1 od následujícího dne po skončení peněžité pomoci v mateřství

ü Na hlavním PP se provede čerpání dovolené standardním způsobem (pořízení přes Modul Mzdy, Docházka, Provoz – dle možností na podniku)

ü Čerpání dovolené:

ü Po vyčerpání dovolené uživatel provede další změnu ev. stavu z 1 na 919 - rodičovská dovolená do 3 let

ü Uživatel bude každý měsíc pořizovat dny rodičovské dovolené přes šablonu 700 – nemocenské dávky, šablona řádku 660000, vyplní se číslo osoby, do čísla legitimace doporučujeme uvádět rok nástupu na rodičovskou dovolenou a číslo osoby (např. nástup na RD v roce 2016, číslo osoby 25 = 201625). Pokud má osoba více dětí, rozliší se číslem legitimace jednotlivé rodičovské dovolené (vliv na nastavení pokračovaní).

Příklad pořízení dnů:

osoba vyčerpá v měsíci 05/2016 20 dní dovolené (má vyčerpanou veškerou dovolenou), osobě se změní ev. stav z 1 na 919 a zbývající dny se pořídí jako dny rodičovské dovolené. Počet dní celkem musí odpovídat počtu dní v měsíci.

ü Po uplynutí 3 let uživatel provede buď změnu ev. stavu z 919  na 1 – hlavní PP nebo na 921 – rodičovská dovolená na 3-4 roky, pokud osoba čerpá rodičovskou dovolenou do 4 let věku dítěte (nezadává se ev. stav 921 rovnou ale nejprve 919)

· Čerpání dovolené osobě při přechodu z peněžité pomoci v mateřství na rodičovskou dovolenou je důležité při ev. stavu 1, zejména:

· kvůli správnému načtení údajů do ELDP,

· pro správný přepočet na povinné zaměstnávání invalidů - hodiny dovolené se počítají  (hodiny při ev. stavu RD a MD ne. Kdo zpracovává statistické šetření Trexima, tak se také nepočítá ev. stav RD a MD)

2. Osoba nepožádala o čerpání dovolené

· uživatel provede změnu z ev. stavu 920 na 919 – rodičovská dovolená do 3 let

· po uplynutí 3 let uživatel provede buď změnu ev. stavu na 1 – hlavní PP nebo na 921 – rodičovská dovolená na 3-4 roky, pokud osoba čerpá rodičovskou dovolenou do 4 let věku dítěte

Návaznosti na správně vyplněný evidenční stav u PPM a RD:

ü V rekapitulaci DM bude pořízená rodičovská dovolená na zvláštním řádku 6600

ü Rodičovská dovolená se na mzdovém listu v hlavičce nemocenských dávek, bude zobrazovat stejně jako původně peněžitá pomoc v mateřství, jen s jiným textem.

ü ELDP – aby se správně zobrazovala data do ELDP, musí být při výběru řádné dovolené osoba na ev. stavu 1. Na ELDP je důležité zda v měsíci je základ pojistného, nebo ne. Když čerpá osoba dovolenou, má základ pojistného, měsíc není proškrtnutý.

4.4.2. Nemoc po ukončení podpůrčí doby – ev. stav 910

· Ev. stav pro dlouhodobě nemocného zaměstnance, déle než 380 dní – lze nastavit v IMES kvůli sledování dlouhodobé nemocnosti na podniku

· Doba, po kterou se nemocenská vyplácí, trvá 380 dní a začíná dnem vzniku pracovní neschopnosti. Plná výše 380 kalendářních dní platí pouze tehdy, pokud zaměstnanec před nástupem na aktuální nemocenskou nepobíral v posledních 190 dnech stejné dávky. Jestliže nemocenskou v tomto období čerpal, pak se mu oněch 380 dní podpůrčí doby krátí o tu dobu, kterou na nemocenské strávil v minulých 380 dnech.

· Po uplynutí 380 dní nemá zaměstnanec nárok na nemocenskou, je ale stále práce neschopným.

· Pojištěnec musí podat žádost o prodloužení nemocenské na místně příslušnou správu sociálního zabezpečení.

Nemocenská může být i nadále vyplácena při splnění dvou podmínek:

· Lékař posudkové služby uzná, že pojištěnec je nadále nezpůsobilý vykonávat pracovní činnost.

· Lékař dále konstatuje, že pojištěnec v dohledné době (maximum je dalších 350 dní) nabude pracovní schopnost. Nezkoumá se, zda pojištěnec zvládne své předchozí zaměstnání, ale zvládne jinou méně náročnou.

· Není-li nemocenská prodloužena je možnost požádat lékaře o potvrzení nezpůsobilosti zdravotního stavu. Potvrzení je nutno následně včas doručit zaměstnavateli. Na výplatu nemocenské už nebude existovat žádný nárok.

· V případě získání invalidního důchodu obsluha změní na ev. stav 6 – PP důchodce invalidní a vdovský

4.5. Opětovný nástup (Výmaz data výstupu, nový ev. stav a datum nástupu) - 9

ü Lze použít jen při opakovaném nástupu zaměstnance do stejného druhu pracovního poměru

Příklad – osoba má ukončený PP:

HPP – opětovný nástup na HPP

DPP – opětovný nástup na DPP

DPČ – opětovný nástup na DPČ

Nelze opětovným nástupem pořídit jiný pracovní poměr. Nový pracovní poměr u stávající osoby se pořizuje v MS/záložka PP mzda, přes ikonu prázdného sešitu. Osobě se tak načtou již uložená data u předchozího PP a zakládá se jen záložka s novým pracovním poměrem.

ü Osobě je třeba ručně znovu nastavit údaje v MS. Zejména:

1) Na záložce „Všeob“ opět nastavit všechny slevy podle aktuální situace

2) Na záložce „PP_mzda“ doplnit správný počet dní dovolené, zkontrolovat si skupinu dovolené a další údaje, které mohou být jiné (zejména pokud je mezi výstupem a opětovným nástupem větší časový interval, pl. kalendář, typ mzdy…)

3) Zkontrolovat nastavení srážek, pojištění, doplatku – které se výstupem osoby zneaktivněly

4) Kontrola i ostatních údajů na dalších záložkách „osoby“ – podklad pro daňové zvýhodnění, „osobní“- aktualizace adresy.